IT-Expert
  IT-Expert / Веблог / Файловое GTD или как правильно работать с файлами без стресса
Авторизация
Логин:
Пароль:


 
Поиск по записям:

Ключевые слова:
Записей в блоге
 за 2015 год
 за 2014 год
 за 2013 год
 за 2012 год
 за 2011 год

     за 2010 год

       за 2009 год
       за 2008 год
       за 2007 год
       за 2006 год
       за 2005 год
      RSS лента Лента новостей IT-Expert 
      Лента подкастов IT-Expert IT-Expert audiopodcasts

      Файловое GTD или как правильно работать с файлами без стресса

      11:47, 14 мая 2008 ( Daily thoughts Education  )

       Работа с файлами не так уж проста, как может показаться на первый взгляд. Вот вы скачали один файл, вот вам прислали второй файл, а вот кучка документов как-то накопившихся за неделю. И вот через некоторое время становится тяжело найти что-то, что действительно надо, да и к тому же вы уже не можете толком вспомнить, а надо ли вам то что сейчас расстелилось перед глазами унылыми списками имен файлов. Да ... ситуация более чем типичная, я уже не говорю про объем свободного пространства на диске, которого периодически начинает нехватать. А если же вы дошли до просветления и делаете бекапы, то наверняка эти самые бекапы будут содержать избыточную или ненужную вам информацию, жаль у меня нет статистики по процентам бекапа именно востребованной и нужной информации, и что-то мне подсказывает, что среди всего объема забекапленной информации это будет совсем небольшой процент. Билл, нам нужна система, да-да, простая система для организации файлов. Вполне естественно, что вы сразу не захотите никуда ни перемещать ни отправлять только что просмотренный или только что пришедший, но еще не открытый файл, это нормально, плохо то, что и в последствии с этим файлом тоже ничего не происходит, он остается так и лежать в том месте где однажды появился, и что за файл, зачем он нужен уже и стирается в закоулках памяти. Так было, конечно, и у меня. Потом наступает судный день и почти все файлы отправляются в корзину. Это неправильно. Давайте, я покажу систему, которая работает у меня и оттестирована на текущий момент по самое небалуйся.
      файловая система.
      Нам потребуются каталоги Inbox, Action, Incubate, Archive и Install, которые я рекомендую разместить либо на рабочем столе, либо в My Documents, в общем в самом популярном и удобном для вас месте.



      Inbox - для любой входящей информации.
      Action - каталог для файлов, с которыми вы будете работать в ближайшеее время, типично это файлы текущих проектов.
      Incubator- файлы, которые понадобятся через некоторое, возможно, продолжительное время или файлы, ждущие решения по их надобности.
      Archive - уже "отработанные" файлы, которые необходимо сохранить для истории. Сюда, как правило, попадают файлы закрытых проектов.
      Install - само собой НЕ свалка инсталляционных пакетов программ. Как я уже однажды отмечал, идеальная структура, которая доказала свою жизнеспособность пришла из структуры каталогов FreeBSD, типичные каталоги верхнего уровня: archivers, cdrom, finance, multimedia, misc, sysutils, windows. Каждый инсталляционный пакет помещается в соответствующий каталог с указанием версии программы. Например, nero 8 отправится в каталог c:\install\cdrom\Ahead Nero8. Таким образом зайдя в каталог достаточно будет одного взгляда чтобы определить насколько свежая программа находится в инсталлах, и, при необходимости будет обновлена. Особенно удобна такая структура, если этими инсталляциями пользуютесь не вы одни.
      Inbox
      Все начинается с Inbox, да, это такой контейнер для хаоса, ежедневно поступающего на наши жесткие диски. В Inbox отправляется все, картинки, инсталляционные пакеты программ, вложения из писем, даже текстовые заметки я бы порекоммендовал также сохранять в Inboxе, т.к. к этим заметкам мы обязательно впоследствии еще вернемся. Итак, в Inbox попадает все что попадает на ваш компьютер в виде файлов. Не волнуйтесь о том что бы сразу сохранять файл в нужное для него место. Во-первых позже вы можете выбрать наиболее подходящее место для файла, во-вторых сэкономите время на выбор нужного каталога(да, я знаю о чем говорю, даже в windows vista навигация по каталогам в диалоге сохранения файла не самая удобная), в-третьих, вы не вырываетесь из текущего контекста работы для того что бы поразмыслить что делать с файлом, ведь в данный момент вы можете просто просматривать почту, а что бы отправить вложение в нужный каталог иногда необходимо открыть и просмотреть содержимое вложения, а это может вас втянуть в другой процесс, и разбор остальной почты либо затянется надолго, либо просто забудется. В общем, не парьтесь и сохраняйте все что к вам приходит в Inboxe.
      Самый ответственный момент наступает позже, когда нам нужно разобрать все входящее. Во-первых вам необходимо назначить четкое время для ЕЖЕДНЕВНОГО разбора Inboxa, пусть это будет время за утренней чашкой кофе, как только вы приходите на работу и садитесь за компьютер. Вы потратите всего 5-15 минут, а ощущение того, что новый день начат с чистого листа у вас будет прямо с утра и придаст силы и энергию для остальных событий дня. Очень важно завести себе это действие привычкой и не забывать и не откладывать в долгий ящик разбор инбокса, иначе в 5-15 минут на разбор вам уложиться будет сложнее и процесс уже не будет таким легким и приятным.

      Процесс разбора Inbox
      Итак, вот перед вами список файлов пришедших к вам за вчерашний день. Например, вот свежескачанный образ диска Ubuntu 8.04, который мы запланировали установить в конце недели, его еще нужно будет записать на диск. Если временем прямо сейчас мы располагаем, то можем ПЕРЕНЕСТИ образ диска в c:\install\ubuntu и начать запись диска на болванку прямо сейчас, если не сейчас, то ставим себе напоминание на нужный момент и выполняем это действие позже. Так, одним файлом меньше. Что следующее? Ага, вот два файла презентации от сотовой компании с новыми предложениями услуг. Открываем, бегло просматриваем, пока ничего из того что предлагают прямо сейчас нас не устраивает, но в будущем может пригодиться, поэтому переносим и сохраняем в папке archive\mts. А вот и следующий файл, это картинка которую прислал заказчик для публикации на сайте, который мы поддерживаем. Сайт является текущим проектом, по которому мы работаем постоянно, поэтому у проекта есть собственный каталог в каталоге action. Если мы хотим выполнить публикацию изображения прямо сейчас, то делаем ее и переносим файл в каталог action\OurSiteProject, если не сейчас, опять же, переносим файл, ставим напоминание на нужный момент и забываем о нем. Следующий файл. Мы пока не можем решить, нужен ли он нам сейчас или нужен будет завтра, в общем случае когда мы не можем определиться отправляем файл в каталог Incubate. Когда файл понадобиться вы легко сможете его там найти, ну а если через месяц не понадобился, то можете отправлять его смело или в корзину или в архив. Следующий файл, который вам попался на глаза - мусор, который мы сразу же удаляем. .. и все, файлов больше нет, мы потратили меньше 10 минут и наш Inbox снова девственно чист и пуст!
      Отдельного упоминания заслуживают способы установки и пользования напоминаниями. Вы можете воспользоваться гениальным изобретением stiky notes, это такие бумажечки с клейким краем которыми как правило обклеены мониторы сотрудников в попытках самоорганизации (примечание - плохо подходит для ноутбуков '). Если вы постоянный пользователь компьютера, то можете выбрать из широкого спектра соответствующих программ-органайзеров, самой популярной из которых на сегодня является Microsoft Outlook, но лично мой выбор на сегодня - MyLife Organized. Если у вас постоянное высокоскоростное соединение с Интернет, то можете воспользоваться любым из онлайновых сервисов, лучшим из которых я для себя выделил сервис Remember the Milk из-за его богатейшего функционала. Если хотите, то можете себе по-старинке поставить крестик на руке шариковой ручкой %) В общем оставляйте напоминания где хотите и как хотите, главное что бы это были места, которые вы регулярно просматриваете.
      Заведите себе за правило заглядывать в Action раз в день, а в Incubator раз в неделю.

      И если после выполнения этих процедур у вас все еще останется гнетущее впечатление по поводу "потерянных" или не там сохраненных файлов - не переживайте, после привыкания и вырабатывания правильной привычки оно пройдет.


      Оставить комментарий
      © Максим Прокопов 2005-2016 О сервере